Séminaire, convention d'entreprise, congrès, colloque
Avant de se lancer à l'assaut de palais des congrès et autres lieux de séminaires, d'intervenants et de petits fours, une fois de plus se poser les bonnes questions : qu'est ce qu'on va dire ? à qui ? etc. et surtout quelles seront les suites de cet événement ? Si les gens de communication sont régulièrement mis à contribution pour organiser un séminaire, une convention d'entreprise, un congrès ou un colloque, ils doivent attirer l'attention du management sur la gestion de " l 'après événement ". Toute manifestation doit se rentabiliser en raison des coûts directs et indirects.
Selon la complexité de l'opération à organiser, il faut convaincre la direction de créer un comité de pilotage doté des pleins pouvoirs, d'un budget et d'une équipe restreinte. Un président, sorte d'autorité et de caution morale et un chef de projet exécutif. Astronomique comme prétention ? L'organisation matérielle d'un événement nécessite au minimum 3 mois de travail intensif. Plus on s'approche de la date, plus la mobilisation est intense.
Le comité de pilotage aura la responsabilité de travailler sur le contenu, de réfléchir, de produire des textes, de choisir des intervenants, des invités, des VIP. Il donne des avis, arbitre et tranche. Il ne doit pas se mêler de la gestion quotidienne; les gens de com sont là pour cela. Ils lui rendent compte et le font monter au créneau en cas de difficultés.
La première réunion du comité de pilotage doit permettre de distribuer le rôle de chacun de ses membres, d'examiner ce qui se fera en interne et ce qui sera sous-traiter,de choisir des dates et des lieux possibles pour la tenue de l'événement, de se pencher sur le budget prévisionnel, d'établir un rétro-planning de l'organisation. Un travail préparatoire aura été fait pour qu'il ne parte pas dans toutes les directions.
Des prestataires spécialisés peuvent tout organiser mais selon l'importance de l'événement, un service de com peut tout à fait gérer le choix et la réservation d'un lieu, la logistisque hôtelière si cela est nécessaire et si le nombre de participants n'est pas trop important, les transports etc.
Examinons différents points pour l'organisation en France.
Lieu où se déroulera l'événement : les villes de congrès, les organisateurs de séminaires et réunions ont tous des avantages plus beaux les uns que les autres. Outre la fonctionnalité du lieu, son cadre, son charme etc., il faut se soucier de la situation géographique dans l'hexagone. Pour cela il faut passer en revue les moyens d'accès par train, avion, automobile depuis les grandes villes et évaluer les temps de parcours pour s'y rendre. Quelle utilité de regrouper des personnes dans un lieu difficile d'accès ? La capacité hôtelière est-elle suffisante et de quel niveau ? Y a-t-il un autre événement à la date prévue ? Même, si comme d'habitude on vous dit " il n'y aura pas de problème ", faire attention !
Programme : demandez le programme, demandez le programme ! Dès que l'on commence " à vendre " l'événement, il est toujours demandé : qu'est ce qui se passera ? qu'est ce qu'on dira ? qui parlera ? Une des premières tâches, établir un pré-programme pour qu'il puisse être diffusé au plus tôt. Le définitif viendra ensuite.
Inscriptions, invités et VIP : on entre dans la " logistique papier ". Bien trier et identifier tout ce beau monde. Disposer de documents d'appel clairs et précis et avoir sous la main un(e) champion(ne) de la gestion de fichiers et de mailing. Rien de plus stressant que d'avoir des amateurs pour gérer une phase capitale. Et puis les invités sont invités, comme ce mot veut bien le dire, tout comme les intervenants.
Intendance hôtels et repas : peut être maîtrisable en fonction du nombre de personnes mais il vaut mieux sous-traiter à un office de tourisme ou un service congrès ou à un voyagiste. En cas de problème, ils savent gérer des nuitées supplémentaires. C'est un souci de moins car en direct, on s'expose aux exigences de certains. Si on doit gérer quelques centaines de personnes réparties dans différents lieux d'hébergement pour plusieurs jours, prévoir un service de navette par autocar; ce n'est pas un luxe, c'est une nécessité pour la bonne tenue de l'événement.
Scénographie : à sous-traiter sans état d'âme à des professionnels. Il faut bien cadrer l'intervention selon l'évenement car on ne produit pas le prochain spectacle de Johnny Hallyday ! Il ne faut pas lésiner sur certains détails, la salle clé en main est équipée au minimum et ensuite un micro c'est un micro, un rétroprojecteur c'est un rétroporjecteur. Attention aux coûts pour ce poste.
Sponsor ou pas sponsor : c'est selon les us et coutumes en vigueur. Très souvent un mini salon accompagne l'événement. Personne n'est dupe, les stands loués servent à payer l'événement. En général les participants ne s'y précipitent pas et les exposants s'ennuient ferme.  Peut-être est-il plus efficace que les sponsor fournissent du " papier " moyennant finances, pour nourrir un dossier participant. Ce sera moins lourd à gérer. Par contre lors d'un colloque de plusieurs jours, des documents doivent être réalisés et distribués d'un jour à l'autre. Il peut être intéressant de passer un accord avec un pro de la photocopie qui fournira cette logistique gratuitement à condition que tous les papiers soient estampillés de sa marque. A voir si cela ne heurte pas les consciences.
Cadeaux pour les participants : pourquoi pas ? là aussi quelles sont les habitudes ? Ne pas hésiter à se renseigner au niveau local pour connaître les ressources existantes.
Quelques conseils :
Anticiper certains désagréments en se rendant sur place pour voir et comprendre : visiter le lieu où sera organisé l'événement, voir les chambres d'hôtel, les restaurants conseillés. Au téléphone tout est beau, sur place on est parfois déçu.
Le jour de l'accueil au " contrôle badge dossier " être présent ou pas loin. Vous connaissez les participants, les hôtesses non. Ils sont soucieux de ces détails : " Vous vous rendez compte on n'a pas voulu me donner ... à moi (sous-entendu sa majesté tartemolle). Mettre en place un accueil spécial invités, VIP; attention aux susceptibles. Il faut jouer au chef du protocole parfois, ça fait toujours son petit effet.
Ne pas négliger le contenu de l'assiette et de la bouteille, si cela peut parâitre politiquemet incorrect, nous somme en France et cela compte. On se souvient d'un événement par association d'idées, là c'était mal organisé, là on se débrouillait tout seul, là on a bien mangé, le vin était bon, donc c'était bien, qu'est ce qui s'est dit ... Simpliste dites-vous, mais cela a son importance dans certains milieux professionnels. Et puis on fait de la com, donc c'est bon pour l'image.
Dernier conseil : même si vous organisez un congrès de prix Nobel avec une densité très forte de QI par mètre carré, le groupe aime être pris en main et materné; il aime se reposer sur l'organisation. Là aussi ça fait fructifier le capital image.

Seminar, corporate convention, conference, symposium
Before launching an assault on convention center and other places of seminars, speakers and petits fours, again asking the right questions: what do we say? to whom?etc.. and above what the consequences of this event? If people are regular communication called on to organize a seminar, an enterprise agreement, convention or seminar, they must attract the attention of management on the management of "post event". Any protest must be profitable because of the direct and indirect costs.
Depending on the complexity of the operation to organize, we must convince management to create a steering committee with full authority, a budget and a small team. A president, sort of authority and moral support and a project executive. As astronomical claims? The physical organization of an event requires at least 3 months of intensive work. The closer the date, the mobilization is more intense.
The steering committee will be responsible for working on content, to reflect, to produce texts, choosing speakers, guests, VIPs. It provides advice, will and slice. It should not interfere in the daily management; people com are there for. They report to him and make up to the plate in case of difficulties.
The first meeting of the steering committee should allow to distribute the role of each member, to consider what will be done internally and what will be subcontracted, select dates and possible venues for holding the event, to consider the draft budget, to establish a retro-planning organization. Preparatory work has been done for he left not in all directions.
Specialist providers can organize everything but depending on the size of the event, a service com can handle quite a choice and booking a place, the hotel logistisque if necessary and if the number of participants n ' is not too important, transport etc..
Consider different points for the organization in France.
Venue of the event: the convention cities, organizers of seminars and meetings have all the benefits one more beautiful than others. Besides the functionality of the site, its setting, its charm and so on., We must worry about the location in the hexagon. This requires reviewing the means of access by train, plane, car from major cities and evaluate travel time to get there. What use to group people in a place inaccessible?Hotel capacity is sufficient and what level? Is there another event on schedule? Similarly, if as usual you are told "there will be no problem", be careful!
Program: ask for the program, ask the program! As soon as you start "selling" the event, it is always asked: what will happen? what do we say? who will speak? A first task, a pre-set program for it to be released at the earliest. The final will follow.
Inscriptions, and VIP guests: one enters the "paper logistics." Well sort and identify all these people. Tender documents have clear and precise and have on hand a (e) champion (only) for managing files and mailing. Nothing more stressful than amateurs to manage a crucial period. And then the guests are invited, as this word means be said, as stakeholders.
Stewardship hotels and meals can be controllable by the number of people but it is better to outsource to a tourist office or a convention or a service tour operator. In case of problems, they can handle additional nights. It's one less worry because live, you are exposed to certain requirements. If you must handle a few hundred people in different places to stay for several days, provide a shuttle bus, this is not a luxury but a necessity for the good performance of the event.
Set design: to subcontract without qualms to professionals. It should fit well the intervention according to event because it does not produce the next show of Johnny Hallyday! Do not skimp on details, the room is equipped turnkey minimum and then a microphone is a microphone, overhead projector is a rétroporjecteur. Attention to the costs for this position.
Sponsor or no sponsor: it is according to the customs regulations. Often a mini exhibition accompanies the event. Nobody is fooled, rented booths are used to pay the event. In general the participants do not rush in and exhibitors get really bored. Perhaps it is more effective than the sponsor provide the "paper" for a fee, to feed a participant file. It will be less cumbersome. By cons at a conference of several days, the documents must be produced and distributed from one day to another. It may be interesting to make a deal with a pro that will provide a photocopy of this logistical charge provided that all the papers are stamped its mark. To see if this does not offend the conscience.
Gifts for participants: why not? again what are the habits? Do not hesitate to inquire locally to find existing resources.
A few tips:
Anticipate some inconvenience in going there to see and understand: visit the place where the event will be organized, see the hotel rooms, the restaurants recommended.Everything is nice on the phone, on site we are sometimes disappointed.
The day of the reception to "control badge folder" be present or nearby. You know the participants, not the hostesses. They are concerned with these details: "You realize you do not give me ... to me (meaning his majesty tartemolle). Establish a special welcome guests, VIP attention to likely. Must play the chief of protocol at times, it's always a small effect.
Do not overlook the content of the plate and the bottle, it might seem politiquemet incorrect, we are in France and that counts. We remember an event by association of ideas, there it was poorly organized, he managed matters there alone, there have been eaten, the wine was good, so it was good, what s is said ... You say simplistic, but it is important in certain professional circles. And then because of the com, so it's good for the image.
Last advice: even if you organize a conference of Nobel Prize with very high density of IQ per square meter, the group likes to be mothered and taken in hand, he loves to sit on the organization. Again it makes capital fructify image.