Sept leçons de communication - Seven lessons of communication

13 mars 2012

Consultations du blog

361 lecteurs de ce blog en 2016

Merci et n'hésitez pas à déposer des commentaires

361 readers of this blog in 2016

Thank you and please leave comments

L'auteur de ce site a effectué un parcours de plus de 25 ans en communication.
Il a occupé des postes opérationnels et réalisé des missions en entreprises.
Son expertise lui permet d'accompagner et de conseiller le management pour mieux communiquer.
Il fait de l'accompagnement tutoriel d'étudiants pour la réalisation de mémoires et d'auto bilans professionnels.
Il rédige des récits de vie.

Posté par mercure à 10:28 - - Commentaires [0] - Permalien [#]


19 septembre 2007

Vous avez dit un problème de communication...You said a communication problem ...

La communication est bien souvent responsable de tous les maux, trop ou pas assez.

N'entend on pas fréquemment "C'est un problème de communication" dès qu'un obstacle se présente ou qu'une situation est plus difficile à appréhender que d'ordinaire.

Les seuls problèmes de communication qui existent sont : qu'a-t-on à dire ? à qui ? comment ?

Le reste, ce sont trop souvent des problèmes d'organisation, de management, de circulation de l'information ou d'absence d'objectifs clairs.

Les plus belles actions de communication ne remplaceront jamais l'absence de stratégie.

Communication is often responsible for all evils, too much or not enough.

Do we not often hear "It's a communication problem" as soon as thisobstacle or situation that is more elusive than usual.

The only communication problems that exist are: what did it mean? to whom? how?

The rest are too often focused organization, management, information flowor lack of clear objectives.

The best communication actions will never replace the lack of strategy.

Posté par mercure à 16:10 - Commentaires [1] - Permalien [#]
Tags : ,

... et aussi un problème d'image

Il y a aussi les problèmes d'image : image floue ou brouillée, image inexistante voire mauvaise.

Très souvent on se situe dans la subjectivité plus ou moins entretenue pour parvenir à un tel résultat, alors que l'addition de faits réels et concrets permet de composer objectivement une image.

Faisons appel à notre mémoire pour confronter certains slogans visant à créer une image voulue nécessairement positive, avec l'image perçue par le client, l'usager, l'administré ou le citoyen, en prise avec des situations réelles et concrètes.

There are also problems of image: image fuzzy or blurred, or evennonexistent bad image.

Very often there is subjectivity in more or less maintained to achieve such a result, while the addition of concrete facts and objectively to compose an image.

Call upon our memory to confront some slogans to create a desired imagenecessarily positive, with the image perceived by the client, the user, the citizen or the citizen, engaged with real situations and practical.

Posté par mercure à 16:05 - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : ,

Ca s'apprend la communication

Comme M Jourdain, le Bourgeois gentilhomme de Molière, faisait de la prose sans le savoir, nous communiquons tous sans le savoir ou en le sachant parfaitement.

Qui dit communication, dit au minimum deux : celui qui émet un ou des messages et celui qui le ou les reçoit et y réagit. C'est alors que la fameuse écoute entre en jeu, elle ne résout pas tout mais permet quand même de comprendre et d'entendre l'autre. Cette aptitude se cultive tandis que les techniques de communication peuvent s'apprendre.

As M Jourdain, Molière's Bourgeois Gentilhomme, was speaking prosewithout knowing it, we all communicate without knowing it or knowing itperfectly.

Who said communication, said at least two: one that emits or messages and whoever or receives and responds to it. That's when the famous listeningcomes into play, it does not solve everything, but still allows to understandand hear each other. This ability is cultivated while communication skills can be learned.

 

Posté par mercure à 16:00 - Commentaires [1] - Permalien [#]
Tags : ,

Vous voulez apprendre

La communication est souvent accompagnée des qualificatifs externe, interne, institutionnelle, évènementielle, de crise, financière, de recrutement que sais-je encore. Cette pseudo spécificité est souvent réductrice car cette fonction ne s'exerce pas comme un métier de comptable ou de rédacteur d'actes notariés.

Elle est plus complexe qu'il n'y paraît.

Elle demande une bonne culture générale, une bonne connaissance de la structure professionnelle ou humaine dans laquelle on la pratique avec une approche transversale, une bonne connaissance de la nature humaine.

Elle est partie intégrante du management et non une lubie.

Elle est un investissement et non une dépense.

Elle nécessite souvent un travail de fourmi et n'est pas faite que de paillettes .

Elle ne doit être la danseuse de quiconque.

Elle est très souvent identifiée à son responsable exécutif qui n'en est que l'animateur sachant qu'elle est l'affaire de tous.

La somme des comportements individuels influence l'image du groupe dans lequel chacun évolue.

Alors pour bien apprendre rien de mieux que quelques leçons de communication, comme à l'école.

Communication is often accompanied by qualifiers external, internal,institutional, event-driven, crisis, financial recruitment that knows what else.This pseudo specificity is often simplistic because this function does not operate like a business book or writer of deeds.

It is more complex than it seems.

It requires a good general education, a good knowledge of the occupational structure in which human or practice with a transversal approach, a good knowledge of human nature.

It is an integral part of management and not a fad.

It is an investment not an expense.

It is not made of sequins but that often requires a painstaking job.

It should be the dancer of anybody.

It is very often identified with its chief executive who is the facilitator knowing that it is everyone's business, the sum of individual behavior greatly influences the image of the group in which each operates.

So much to learn nothing better than a few lessons in communication, and at school.

Posté par mercure à 15:55 - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : , ,


Leçon de communication n°1 : le rôle du chargé de communication

Il était une fois un chargé de communication qui ne s'ennuyait pas dans son travail. Certes c'était intéressant mais il ne lui apportait que peu de reconnaissance professionnelle en interne; il était bientôt plus reconnu en dehors de son entreprise que chez lui. Bien ! Valorisant ! direz-vous, ok, mais il y a un moment ou l'individu ne peut se substituer à l'entreprise qui l'emploie, qui prend des décisions et assure certaines responsabilités. Un beau jour, le directeur et le directeur adjoint sont remplacés en même temps. On n'avait jamais vu cela ! Qu'allait-il se passer ? Ce ne serait pas pire. Faisons connaissance avec les nouveaux directeurs : présentation, travaux en cours, missions, bla bla bla ... Rien ne change dans l'immédiat, on continue sur la lancée si ce n'est que les crédits sont tenus de manière ferme à la limite de la radinerie. Il ne fallait pas se le cacher, ça passait ou ça cassait, mais ce changement pouvait être salutaire.

Quelques mois après, audit, consultants, quel avenir ? qu'est ce que vous faites ? qu'est ce qui coûte et qui ne rapporte rien ? et suivez mon regard ...

Résultats, on peut continuer mais à la condition qu'il y ait moins de monde. Aïe !

Et le personnel, et les syndicats qu'est ce qu'ils pensent ? On n'est pas d'accord. Le projet de réorganisation fait peur, ça grogne, la direction freine mais ne renonce pas (en réalité il est vraiment nécessaire de faire quelque chose car la situation est mauvaise).

Pendant ce temps là, le chargé de communication ronge son frein, certes il a pu en placer une ou deux auprès des consultants, mais ils étaient tellement peu sympa, qu'on ne pouvait s'attendre qu'à des licenciements pour relancer la machine. Lorsque la situation est grave, il est insupportable de ne pas être entendu; tous les salariés ne sont pas des cancres qui font péricliter l'ensemble. Ils ont souvent une bonne connaissance des dossiers et des solutions à mettre en oeuvre pour aller de l'avant, mais y'a souvent personne pour entendre ou avoir du courage pour le faire.

Résumons : une direction qui doit prendre un décision pour pérenniser une structure ou la fermer, un personnel pas d'accord pour finir sous la guillotine et qui rue dans les brancards en faisant savoir de manière désordonnée qu'il est attaché à ce qu'il fait et qu'il veut continuer.

Tout cela semble être entendu : prmière décision les consultants servent de fusibles, ils sont virés "une fois de plus ils n'ont rien compris aux hommes et n'ont vu que les chiffres". On reprend le projet ou plutôt on se pose les questions : quel projet pour quel avenir, avec qui et comment, et cette fois on s'appuie sur les compétences en place et les instances représentatives du personnel.

Le chargé de communication n'est pas dans le jeu, le responsable de la formation et syndicaliste au passage, est plus en cours sur le projet. Mais des "problèmes de communication" se profilent. Les réunions et les groupes de travail, ça va bien mais ça tourne en rond. Le personnel non cadre s'impatiente. Les cadres qui se comportent pour certains comme de véritables barons féodaux freinent des quatre fers. Résultat on ne voit rien venir.

Et puis un jour, convocation du chargé de communication chez le directeur. Pour la première fois de sa carrière il avait à faire à un directeur à l'écoute, pas tous les jours certes, vous voyez ce que je veux dire, c'est bêtement humain. Au cours de cet entretien le directeur tint les propos suivants : "Que faut-il faire ou dire pour être cru quand on est de bonne foi ? je ne sais plus, il y a des moments où je me demande..". Terrible aveu ou révélation qui vous prend à la gorge. Que répondre ? Que suggérer ?

Si on ne s'en fout pas et bien on répond naturellement et humainement . Le chargé de communication propose alors au patron d'organiser des réunions d'expression directe en petits comités, pas les grand messe, mais des rencontres service par service au siège et en province. Le chargé ne se souvient pas de la réponse faite car il n'y en a pas eu. L'entretien se termina peu après. La réponse vint une semaine plus tard, vous avez une grande latitude pour mettre sur pied ces réunions, bien sûr sans jeter l'argent par les fenêtres. Commença alors une sorte de tournée des popotes pour présenter, expliquer, convaincre, répondre aux questions angoissées

Fort de cette première démarche, le chargé de communication réalisa un audit de communication interne, lança une feuille de chou bien sûr (y'avait pas encore d'intranet cher lecteur). Sa fonction fut pleinement accaparé par le projet d'entreprise qui prenait enfin un nom et une forme. Il réalisa ensuite des enquêtes pour mesurer les attentes et les progressions du projet. Il fit partie du comité de pilotage avec les consultants, le DRH, le responsable formation et s'initia aux relations sociales.

Comme cette histoire se passait dans le secteur public, je ne vous l'avais pas encore dit, le ministre de la fonction publique lança à cette période le programme de Renouveau du service public. Le directeur, haut fonctionnaire, décida de se greffer sur ce programme pour faire reconnaître son projet et ses premiers résultats. Le chargé de communication se trouva embarquer sur les estrades des forum avec d'autres collègues pour présenter et tout ce qui se passe dans un projet de réorganisation (les peurs, les pour, les contre, les avancées, les reculades, les premiers résultats). Vous me croirez, si vous voulez, et bien nous fûmes reconnus comme une des dix expériences reconnues de Renouveau du service public.

Le chargé de communication a pu évolué de celui qui fait à celui qui suggère et conseille un peu (faut rester modeste). Le chargé de communication a passé de bien bon moments professionnels car il lui était permis de faire jouer sa capacité d'expertise à partir de ses compétences et de son expérience. On ne rencontre pas tous les jours des managers avec qui le boulot ne se résume pas qu'à exécuter une liste de tâches sans fin.

Une autre fois le directeur demanda au chargé de communication d'annoncer une décision importante. Ce dernier lui expliqua que ce n'était pas de sa responsabilité mais plutôt de celle du chef d'entreprise, car certaines décisions ne peuvent être annoncées que par le responsable pour qu'elles soient reçues et entendues comme il se doit. Ce fut accepté et fait par le directeur. Le chargé de com n'est pas automatiquement le porte-parole du château !

Pour compléter lire :
Les activités du responsable de la communication
Le rôle du chargé de communication - suite

 

There once was a communications officer who was not bored at work. While it was interesting but it brought him little professional recognition internally and was soon recognized outside of his business and at home. Well!Rewarding! you say, ok, but there is a time when the individual can not substitute for the company that employs him, which makes decisions and carries out certain responsibilities. One day, the director and deputy director shall be replaced at the same time. We had never seen it! What would happen? It would not be worse. Get acquainted with the new directors: presentation, work in progress, missions, blah blah blah ... Nothing changes in the immediate future, we continue the momentum except that the credits are kept so close to the limit of stinginess. You should not hide the fact that it happened or it broke, but this change could be beneficial.

Within months, audit, consulting, what future? what do you do? What about costs and who does not pay? and follow my eyes ...

Results, it can continue but only if there is less crowded. Ouch!

And staff, unions and what they think? We do not agree. The proposed reorganization is scary, it growls, management slows but does not give up (actually it is really necessary to do something because the situation is bad).

Meanwhile, the communications officer chomping at the bit, he could certainly put one or two from consultants, but they were so little fun, we could only expect layoffs to revitalize the When the situation is serious, it is unbearable not to be heard, all employees are not dunces who collapse all.They often have a good knowledge of the issues and solutions to implement to move forward, but there's often no one to hear or have the courage to do.

To summarize: a direction that must take a decision to sustain a structure or close, staff disagree to finish the guillotine and the street in stretchers by indicating in a disorderly manner that is attached to what he done and he wants to continue.

All this seems to be heard: prmière decision consultants serve as fuses, they are transferred "once again they did not understand the men and have only seen the numbers." It takes up the idea or rather we ask ourselves the questions: what future for any project, with whom and how, and this time it builds on existing skills and employee representatives.

The communications officer is not in the game, the head of training and passing trade unionist, is underway on the project. But "communication problems" looming. Meetings and working groups, it's good but it keeps turning. The non-executives are impatient. Frameworks that behave as true for some feudal barons parties are resisting. Result we see nothing coming.

And then one day, call the communications officer to the director. For the first time in his career he had to do a director listening, certainly not every day you see what I mean, it's stupidly human. During this interview the director made the following remarks: "What should I do or say to be believed when one is in good faith? I do not know, there are times when I wonder ..".Terrible confession or revelation that grabs you by the throat. That answer?That suggest?

If you do not care and not much is answered naturally and humanely. The communications manager then offered to organize meetings to direct expression in small groups, not the great mass, but a per-service meetings at headquarters and in the provinces. The charge does not remember the answer given as there were none. The conversation ended shortly thereafter. The answer came a week later, you have wide latitude to set up these meetings, of course without throwing money out the windows. This began some sort of tour of Meals to present, explain, persuade, anxious to answer questions

With this first step, the communications officer rélaisa an audit of internal communications, launched a cabbage leaf, of course (not yet y'avait intranet dear reader). Its function was fully captured by the business project that finally took a name and form. He then directed surveys to measure expectations and progression of the project. It was part of the steering committee with consultants, HRD, training manager and was initiated into the social relations.

Like this story took place in the public sector, I had you not said, the Minister of Public Service launched the program at this time of renewal of public service. The director, officer, decided to graft onto the program for recognition of their project and its first results. The communications officer found himself embarking on the stands of the forum with other colleagues to present and everything that happens in a reorganization plan (fears, for, against, the progress, setbacks, the first results) Believe me, if you want, and we were well recognized as one of ten recognized experiences of public service renewal.

The communications officer was changed from that fact that suggests and advises a bit (must be modest). The communications officer spent very good time professional because he was allowed to play its expertise from its expertise and experience. Do not occur every day of the managers with which the job is not just to run an endless list of tasks.

Another time the director asked the communications officer to announce an important decision. The latter explained to him that it was not his responsibility but that of the entrepreneur, since some decisions can not be announced by the head so that they are received and understood as it should. It was accepted and made by the Director. The charge is not automatically understand the spokesman of the castle!

To read complete:
The activities of the Head of Communications
The role of communications officer - continued
 
 
 

 

 

 

Posté par mercure à 15:50 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : ,

Les activités du responsable de la communication

Manager
Il conçoit et décline la stratégie de communication découlant de la stratégie et des objectifs de l'entreprise.
Il réalise un plan de communication qui prévoit les actions à mener.
Il gère un budget et peut animer une équipe.
Il met en oeuvre les actions directement ou en faisant appel à des sous-traitants.
Coordinateur
Il fédère les besoins de communication des équipes opérationnelles, les soutient et les assiste.
Il veille à la cohérence de l'image de l'entreprise.
Communiquant
En interne il fait connaître la stratégie de communication qui sera déclinée.
En externe il peut être le porte-parole de l'entreprise mais doit être associé à chaque intervention et prise de parole hors de l'entreprise
Il participe à la veille informative
Il est un apporteur d'informations en raison de la place qu'il occupe au sein de l'entreprise et hors de l'entreprise où il est en contact avec différents publics.
Il participe à l'anticipation des besoins
Le quotidien doit lui inspirer de nouvelles méthodes de traitement des dossiers et des affaires pour une meilleure efficacité
.

Manager
He designs and accepts the communication strategy arising from the strategy and business objectives.
It performs a communication plan that provides for actions.
It manages a budget and can lead a team.
It implements the shares directly or through the use of subcontractors.
coordinator
It brings together the communication needs of the operational teams,supports and assists.
It ensures consistency of corporate image.
communicating
Internally it declares the communication strategy will be declined.
Externally it can be the spokesperson for the company but must be associated with each intervention and speech outside the company
He participated in the informative day
It is a provider of information because of its place within the company andoutside the company where he is in contact with different audiences.
He participates in anticipating needs
The newspaper should it inspire new methods for processing applicationsand business for greater efficiency.

Posté par mercure à 15:45 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : ,

Le rôle du chargé de communication - suite

A voir la fréquentation par les lecteurs des pages consacrées au rôle et à l'activité du chargé de communication, j'ai tendance à penser qu'un certain nombre de questions se posent.
Ce serait pas mal de déposer des commentaires.
Je vais donc essayer de deviner ce qui se passe.
Prise de fonction sur un tel poste ?
Difficultés à assumer les missions assignées ?
Problème de management ?
Difficultés avec le management général qui se veut trop directif ?
La communication attire les autres collaborateurs de l'entreprise qui se prennent pour des dircom et ça va dans tous les sens ?
Difficultés de trouver une réelle stratégie de communication quand "il n'y a rien de pointu à communquer" ?
Recherche de crédibilité de la fonction communication ?
A vos claviers pour faire savoir.

To see attendance by the readers of pages devoted to the role and activityof the communication officer, I tend to think that a number of questions arise.
It would be nice to leave comments.
I will try to guess what happens.
Taking office on such a position?
Challenges to assume the tasks assigned?
Management problem?
Difficulties with the general management who wants too prescriptive?
Communication attracts other company employees who think they aredircom and it goes in all directions?
Difficulties of finding a real communication strategy when "there is nothingsharp in communquer"?
Research credibility of the communication?
On your keyboard to know.

Posté par mercure à 15:40 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : ,

Leçon de communication n°2 : l'écrit

L'écriture est un moyen de communication incontournable même si la lecture de la presse et des livres a regressé. Le support imprimé n'a pas déserté les organisations de travail et demeure largement utilisé. N'oublions pas que la France est un pays de droit écrit, les réglementations, obligations et usages qui en découlent, génèrent des documents écrits.

Le chargé de com en question a beaucoup trempé la plume dans l'encrier pour rédiger des courriers, des documentations et plaquettes, de véritables ouvrages. Il a plus que tâté du journalisme d'entreprise : édito, brèves, articles, interview, comptes-rendus. Il a fait également de la réécriture. Il ne se prend ni pour Victor Hugo ni pour Chateaubriand, mais il aime écrire et pense que le basique et la vulgarisation, ça sert.

Combien de fois n'a-t-on pas entendu : " qu'est ce que ce serait bien si on avait à notre disposition un document faisant le point sur ... ", " ça manque mais on n'a pas le temps de le faire ". Et bien faites le faire ! Ah oui mon bon chargé de com, mais c'est spécifique, faut ceci, faut cela pour bien comprendre, faut être spécialiste, faut quelqu'un qui connaisse. Et les capacités d'analyse et de synthèse à quoi ça sert ? Un cadre opérationnel a-t-il vraiment le temps de faire ce travail, alors qu'il a du mal à géré son temps et qu'il a de nombreux impératifs à respecter. L'écriture nécessite un soin particulier : recherche, traitement et mise en forme de l'information, choix d'un type de support, édition, diffusion, promotion du document réalisé. C'est un vrai métier.

Dans son parcours le chargé de com a rencontré trois fois cette situation. Il a particulièrement aimé " faire " trois documents qu'il appelle des ouvrages, car il réalisé un véritable travail d'auteur et de création. Trois ouvrages différents : un de synthèse de documents existants, un de création, un de commande pour lequel " rien n'existait ".

Le transport fluvial en France
Dans son organisme public il répondait aux nombreuses demandes d'information émanant des élèves, étudiants, enseignants, entreprises. Il avait mis au point des dossiers documentaires adaptés pour chaque catégorie de demandeurs. Mais comme souvent les autres obligations professionnelles ne permettent plus d'apporter un soin particulier à chaque demande. Aussi avait-il dans un coin de sa tête le projet de réaliser un vériitable ouvrage de synthèse aussi complet que possible à la manière des célèbres " Que sais-je " des PUF. A la faveur d'un été pas trop chargé, il se lança dans ce travail. Il passa en revue tous les aspects : l'histotique, la technique, la gestion administrative, l'organisation commerciale, les trafics commerciaux, les types de bateaux utilisés, les projets de modernisation du réseau. Ce ne fut pas un best - seller, mais un bon outil pour faire connaître la voie d'eau en France.

L'annuaire du tourisme fluvial
L'engouement pour passer des vacances sur l'eau à la fin des années 80, générait là aussi un flot de demandes particulières. En renvoyant vers les offices de tourisme, il n'y avait pas la certitude que le touriste touve tout ce qu'il souhaitait. La navigation intérieure fait découvrir les paysages et les espaces naturels autrement. Il faut trouver d'autres approches. D'où l'idée de créer un support spécifique. Tout était à inventer; les questions de navigation, pas de problème, nous étions à la source. Mais le patrimoine des itinéraires et les possibilités de faire des étapes, comment faire ? Une seule solution s'armer de cartes et de guides touristiques et recenser tout ce qui se situait près et proche des canaux et des rivières. Vaste travail d'inventaire, de recherche et de lecture. Une fois la liste des sites dressés, restait à trouver la mise en forme et les astuces pour pouvoir rendre l'ensemble lisible, clair et cohérent. Ce fut fait avec l'aide de collaborateurs. Résultat un ouvrage inédit de 300 pages qui recensait également les plans d'eau avec leurs activités nautiques et sportives.

Conduite en sécurité des véhicules et des engins des entreprises du paysage
Il s'agit d'un travail de commande.
De quoi s'agissait-il ? Rappeler à des chefs d'entreprise les règles des permis de conduire de tous les véhicules à l'exception des transports de voyageurs et les règles de sécurité pour conduire des différents engins de chantiers. Quand on n'y connaît rien, il faut se mettre au courant, comprendre et apprendre. Pour les permis de conduire le chargé de com se dit c'est simple comme un coup de fil, appelons le ministère des Transports, c'est du tout cuit ou du copié-collé. Point ! Impossible de trouver un service capable de fournir un bout de papier de synthèse. " Téléphoner au Journal Officiel et vous demandez la brochure ... "; incroyable d'entendre cela. La chasse à l'info est ouverte : revues spécialisées transports et route, " Je vois bien ce que vous cherchez, mais on n'a pas ça " Surprenant encore, quant aux éditeurs ... Bon et bien si on se branchait web. Miracle le chargé de com trouve tout ce qu'il veut (et faut vivre avec son temps bêta, oui, mais on peut aussi gagner du temps en ne réinvantant pas ce qui existe déjà) . Maintenant ces règles de sécurité pour les engins, bingo, tout et même plus avec les recommandations en ligne des organismes de prévention. Ce document a été établi en trois mois entre la commande et la livraison sous forme de livre comme disent les éditeurs. La recherche documentaire a été effectuée à 90% sur la toile avec vérifications de certains points auprès des bons interlocuteurs. Ce document à usage interne a connu un gros succès ... à l'extérieur, notamment chez les spécialistes de la prévention et de la sécurité au travail qui désiraient tous en avoir car, vous lisez bien, dans leur propre organisation ils ne disposaient pas d'une telle synthèse. " ce serait bien si on avait un document qui ... ". Pas mal, non ?

 

Writing is an essential means of communication even if the reading of the press and books has regressed. The print has not deserted the organizations work and remains widely used. Let us not forget that France is a country of written law, regulations, obligations and resulting usage, generate written documents.

The charge in question has many com dipped the pen into the ink for writing letters, documentation and platelets, real books. He has more than dabbled in journalism business: editorial, news, articles, interviews, reports. He is also rewriting. It does not take for Victor Hugo or Chateaubriand, but he likes to write and think the basic and extension, it does.

How many times does one have not heard: "what it would be nice if we had at our disposal a document taking stock of ...", "it lacks but we do not have time to do so. " Well done to! Oh my good charge of com, but it is specific, it is necessary, it is necessary to understand, must be a specialist, someone who should know. And ability to analyze and synthesize what is it? An operational framework there really time to do this work when he has trouble managing his time and has many requirements to be met. Writing requires special care: research, processing and formatting of information, choosing a type of media, publishing, distribution, promotion of the document produced. This is a real profession.

Along the way the charge of com met three times this. He especially liked "doing" three documents he calls works, because it made a real work of author and creation. Three different works: a synthesis of existing literature, a creation, a command for which "nothing there".

River transport in France
In his public agency he responded to numerous requests for information from pupils, students, teachers, businesses. He had developed documentation files suitable for each category of applicants. But like other professional obligations often do more to provide special care to each request. So he had a corner in his head the idea of making a work of synthesis vériitable as complete as possible like the famous "What do I know" of PUF.Taking advantage of a summer not too busy, he began this work. He reviewed all aspects: the histotique, the technical, administrative management, sales organization, trafficking trade, types of boats used, the network modernization projects. It was not a best - seller, but a good tool for sharing the waterway in France.

The directory of river tourism
Enthusiasm for a holiday on the water in the late 80's, there also generated a flood of requests. In referring to the tourist offices, there was no certainty that the tourist lacated everything he wanted. Inland waterways to discover the landscapes and other natural areas. We need to find other approaches. Hence the idea to create a specific medium.Everything had to be invented; navigation issues, no problem, we were at the source. But the Heritage routes and opportunities to make steps, how? One solution to be armed with maps and guidebooks and identify everything that was near and close to canals and rivers. Wide stock, research and reading. Once the list of sites prepared, just had to find formatting tips and be able to make all readable, clear and consistent. This was done with the help of collaborators. Result of an unpublished work which identified 300 pages also water bodies with water activities and sports.

Safe driving of vehicles and machinery business landscape
This is a work commande.De What was it? Remind business leaders of the rules of driving all vehicles except passenger transport and safety rules for conducting various construction machinery. When one knows nothing, we must make them aware, understand and learn. For driving the charge of com says it's simple as a phone, call the Department of Transportation is in the bag or cut and paste. Point! Can not find a service that can provide a piece of paper synthesis. "Call in the Official Gazette and you ask for the brochure ..."; incredible to hear that. The hunt is open info: journals and road transport, "I see what you want, but it was not" surprising yet, as to the publishers ... Good and well if we went online web. Miracle of the responsible com find everything you want (and need to move with the times beta, yes, but you can also save time by not réinvantant not what already exists). Now these safety rules for equipment, bingo, and even with all the recommendations online safety organizations. This document was prepared in three months between order and delivery in book form as publishers say. The literature search was performed to 90% on the canvas with audits of certain points with the right people.This internal document was a big success ... outside, especially for prevention specialists and safety at work who wanted to have all because you read in their own organization they did not have such a synthesis. "It would be nice if we had a document ...". Not bad, right?
 
 
 


Posté par mercure à 15:30 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : , , , ,

Leçon de communication n°3 : l'organisation d'un événement

Séminaire, convention d'entreprise, congrès, colloque
Avant de se lancer à l'assaut de palais des congrès et autres lieux de séminaires, d'intervenants et de petits fours, une fois de plus se poser les bonnes questions : qu'est ce qu'on va dire ? à qui ? etc. et surtout quelles seront les suites de cet événement ? Si les gens de communication sont régulièrement mis à contribution pour organiser un séminaire, une convention d'entreprise, un congrès ou un colloque, ils doivent attirer l'attention du management sur la gestion de " l 'après événement ". Toute manifestation doit se rentabiliser en raison des coûts directs et indirects.
Selon la complexité de l'opération à organiser, il faut convaincre la direction de créer un comité de pilotage doté des pleins pouvoirs, d'un budget et d'une équipe restreinte. Un président, sorte d'autorité et de caution morale et un chef de projet exécutif. Astronomique comme prétention ? L'organisation matérielle d'un événement nécessite au minimum 3 mois de travail intensif. Plus on s'approche de la date, plus la mobilisation est intense.
Le comité de pilotage aura la responsabilité de travailler sur le contenu, de réfléchir, de produire des textes, de choisir des intervenants, des invités, des VIP. Il donne des avis, arbitre et tranche. Il ne doit pas se mêler de la gestion quotidienne; les gens de com sont là pour cela. Ils lui rendent compte et le font monter au créneau en cas de difficultés.
La première réunion du comité de pilotage doit permettre de distribuer le rôle de chacun de ses membres, d'examiner ce qui se fera en interne et ce qui sera sous-traiter,de choisir des dates et des lieux possibles pour la tenue de l'événement, de se pencher sur le budget prévisionnel, d'établir un rétro-planning de l'organisation. Un travail préparatoire aura été fait pour qu'il ne parte pas dans toutes les directions.
Des prestataires spécialisés peuvent tout organiser mais selon l'importance de l'événement, un service de com peut tout à fait gérer le choix et la réservation d'un lieu, la logistisque hôtelière si cela est nécessaire et si le nombre de participants n'est pas trop important, les transports etc.
Examinons différents points pour l'organisation en France.
Lieu où se déroulera l'événement : les villes de congrès, les organisateurs de séminaires et réunions ont tous des avantages plus beaux les uns que les autres. Outre la fonctionnalité du lieu, son cadre, son charme etc., il faut se soucier de la situation géographique dans l'hexagone. Pour cela il faut passer en revue les moyens d'accès par train, avion, automobile depuis les grandes villes et évaluer les temps de parcours pour s'y rendre. Quelle utilité de regrouper des personnes dans un lieu difficile d'accès ? La capacité hôtelière est-elle suffisante et de quel niveau ? Y a-t-il un autre événement à la date prévue ? Même, si comme d'habitude on vous dit " il n'y aura pas de problème ", faire attention !
Programme : demandez le programme, demandez le programme ! Dès que l'on commence " à vendre " l'événement, il est toujours demandé : qu'est ce qui se passera ? qu'est ce qu'on dira ? qui parlera ? Une des premières tâches, établir un pré-programme pour qu'il puisse être diffusé au plus tôt. Le définitif viendra ensuite.
Inscriptions, invités et VIP : on entre dans la " logistique papier ". Bien trier et identifier tout ce beau monde. Disposer de documents d'appel clairs et précis et avoir sous la main un(e) champion(ne) de la gestion de fichiers et de mailing. Rien de plus stressant que d'avoir des amateurs pour gérer une phase capitale. Et puis les invités sont invités, comme ce mot veut bien le dire, tout comme les intervenants.
Intendance hôtels et repas : peut être maîtrisable en fonction du nombre de personnes mais il vaut mieux sous-traiter à un office de tourisme ou un service congrès ou à un voyagiste. En cas de problème, ils savent gérer des nuitées supplémentaires. C'est un souci de moins car en direct, on s'expose aux exigences de certains. Si on doit gérer quelques centaines de personnes réparties dans différents lieux d'hébergement pour plusieurs jours, prévoir un service de navette par autocar; ce n'est pas un luxe, c'est une nécessité pour la bonne tenue de l'événement.
Scénographie : à sous-traiter sans état d'âme à des professionnels. Il faut bien cadrer l'intervention selon l'évenement car on ne produit pas le prochain spectacle de Johnny Hallyday ! Il ne faut pas lésiner sur certains détails, la salle clé en main est équipée au minimum et ensuite un micro c'est un micro, un rétroprojecteur c'est un rétroporjecteur. Attention aux coûts pour ce poste.
Sponsor ou pas sponsor : c'est selon les us et coutumes en vigueur. Très souvent un mini salon accompagne l'événement. Personne n'est dupe, les stands loués servent à payer l'événement. En général les participants ne s'y précipitent pas et les exposants s'ennuient ferme.  Peut-être est-il plus efficace que les sponsor fournissent du " papier " moyennant finances, pour nourrir un dossier participant. Ce sera moins lourd à gérer. Par contre lors d'un colloque de plusieurs jours, des documents doivent être réalisés et distribués d'un jour à l'autre. Il peut être intéressant de passer un accord avec un pro de la photocopie qui fournira cette logistique gratuitement à condition que tous les papiers soient estampillés de sa marque. A voir si cela ne heurte pas les consciences.
Cadeaux pour les participants : pourquoi pas ? là aussi quelles sont les habitudes ? Ne pas hésiter à se renseigner au niveau local pour connaître les ressources existantes.
Quelques conseils :
Anticiper certains désagréments en se rendant sur place pour voir et comprendre : visiter le lieu où sera organisé l'événement, voir les chambres d'hôtel, les restaurants conseillés. Au téléphone tout est beau, sur place on est parfois déçu.
Le jour de l'accueil au " contrôle badge dossier " être présent ou pas loin. Vous connaissez les participants, les hôtesses non. Ils sont soucieux de ces détails : " Vous vous rendez compte on n'a pas voulu me donner ... à moi (sous-entendu sa majesté tartemolle). Mettre en place un accueil spécial invités, VIP; attention aux susceptibles. Il faut jouer au chef du protocole parfois, ça fait toujours son petit effet.
Ne pas négliger le contenu de l'assiette et de la bouteille, si cela peut parâitre politiquemet incorrect, nous somme en France et cela compte. On se souvient d'un événement par association d'idées, là c'était mal organisé, là on se débrouillait tout seul, là on a bien mangé, le vin était bon, donc c'était bien, qu'est ce qui s'est dit ... Simpliste dites-vous, mais cela a son importance dans certains milieux professionnels. Et puis on fait de la com, donc c'est bon pour l'image.
Dernier conseil : même si vous organisez un congrès de prix Nobel avec une densité très forte de QI par mètre carré, le groupe aime être pris en main et materné; il aime se reposer sur l'organisation. Là aussi ça fait fructifier le capital image.

Seminar, corporate convention, conference, symposium
Before launching an assault on convention center and other places of seminars, speakers and petits fours, again asking the right questions: what do we say? to whom?etc.. and above what the consequences of this event? If people are regular communication called on to organize a seminar, an enterprise agreement, convention or seminar, they must attract the attention of management on the management of "post event". Any protest must be profitable because of the direct and indirect costs.
Depending on the complexity of the operation to organize, we must convince management to create a steering committee with full authority, a budget and a small team. A president, sort of authority and moral support and a project executive. As astronomical claims? The physical organization of an event requires at least 3 months of intensive work. The closer the date, the mobilization is more intense.
The steering committee will be responsible for working on content, to reflect, to produce texts, choosing speakers, guests, VIPs. It provides advice, will and slice. It should not interfere in the daily management; people com are there for. They report to him and make up to the plate in case of difficulties.
The first meeting of the steering committee should allow to distribute the role of each member, to consider what will be done internally and what will be subcontracted, select dates and possible venues for holding the event, to consider the draft budget, to establish a retro-planning organization. Preparatory work has been done for he left not in all directions.
Specialist providers can organize everything but depending on the size of the event, a service com can handle quite a choice and booking a place, the hotel logistisque if necessary and if the number of participants n ' is not too important, transport etc..
Consider different points for the organization in France.
Venue of the event: the convention cities, organizers of seminars and meetings have all the benefits one more beautiful than others. Besides the functionality of the site, its setting, its charm and so on., We must worry about the location in the hexagon. This requires reviewing the means of access by train, plane, car from major cities and evaluate travel time to get there. What use to group people in a place inaccessible?Hotel capacity is sufficient and what level? Is there another event on schedule? Similarly, if as usual you are told "there will be no problem", be careful!
Program: ask for the program, ask the program! As soon as you start "selling" the event, it is always asked: what will happen? what do we say? who will speak? A first task, a pre-set program for it to be released at the earliest. The final will follow.
Inscriptions, and VIP guests: one enters the "paper logistics." Well sort and identify all these people. Tender documents have clear and precise and have on hand a (e) champion (only) for managing files and mailing. Nothing more stressful than amateurs to manage a crucial period. And then the guests are invited, as this word means be said, as stakeholders.
Stewardship hotels and meals can be controllable by the number of people but it is better to outsource to a tourist office or a convention or a service tour operator. In case of problems, they can handle additional nights. It's one less worry because live, you are exposed to certain requirements. If you must handle a few hundred people in different places to stay for several days, provide a shuttle bus, this is not a luxury but a necessity for the good performance of the event.
Set design: to subcontract without qualms to professionals. It should fit well the intervention according to event because it does not produce the next show of Johnny Hallyday! Do not skimp on details, the room is equipped turnkey minimum and then a microphone is a microphone, overhead projector is a rétroporjecteur. Attention to the costs for this position.
Sponsor or no sponsor: it is according to the customs regulations. Often a mini exhibition accompanies the event. Nobody is fooled, rented booths are used to pay the event. In general the participants do not rush in and exhibitors get really bored. Perhaps it is more effective than the sponsor provide the "paper" for a fee, to feed a participant file. It will be less cumbersome. By cons at a conference of several days, the documents must be produced and distributed from one day to another. It may be interesting to make a deal with a pro that will provide a photocopy of this logistical charge provided that all the papers are stamped its mark. To see if this does not offend the conscience.
Gifts for participants: why not? again what are the habits? Do not hesitate to inquire locally to find existing resources.
A few tips:
Anticipate some inconvenience in going there to see and understand: visit the place where the event will be organized, see the hotel rooms, the restaurants recommended.Everything is nice on the phone, on site we are sometimes disappointed.
The day of the reception to "control badge folder" be present or nearby. You know the participants, not the hostesses. They are concerned with these details: "You realize you do not give me ... to me (meaning his majesty tartemolle). Establish a special welcome guests, VIP attention to likely. Must play the chief of protocol at times, it's always a small effect.
Do not overlook the content of the plate and the bottle, it might seem politiquemet incorrect, we are in France and that counts. We remember an event by association of ideas, there it was poorly organized, he managed matters there alone, there have been eaten, the wine was good, so it was good, what s is said ... You say simplistic, but it is important in certain professional circles. And then because of the com, so it's good for the image.
Last advice: even if you organize a conference of Nobel Prize with very high density of IQ per square meter, the group likes to be mothered and taken in hand, he loves to sit on the organization. Again it makes capital fructify image.

Posté par mercure à 15:25 - - Commentaires [0] - Permalien [#]
Tags : , , , ,